Reis- en onkosten

Sub title: 
Stroomlijn uw reis- en onkostenbeheer

Banner title: 
Houd de reis- en representatiekosten van uw organisatie onder controle met Basware Travel and Expense Management: beheer de kosten voordat ze worden gemaakt, versnel het uitbetaalproces van declaraties, vergroot de werknemerstevredenheid en waarborg de processen dankzij een snelle acceptatie door de eindgebruiker.

Banner text: 
Vergeet spreadsheets en elimineer papier. Bonnetjes worden met de smartphone gescand. Inkopen met de corporate card worden meteen opgeladen in het systeem – kan het nog eenvoudiger?

Benefit Title: 
Travel and Expense Management: controle, efficiëntie en eenvoudig

Benefit Text: 

Basware Travel and Expense Management biedt een centraal punt voor het beheer van reis- en onkostenprocessen. De oplossing ondersteunt complexe reisregels en helpt gebruikers die te volgen. Dit maakt het proces voor iedereen eenvoudig en beheersbaar. Met de verbeterde functionaliteiten, kunnen reizigers en de goedkeurders gemakkelijk uitgavenbewijzen digitaal opladen, plannen goedkeuren en onkosten indienen – dit alles vanaf hun mobiele toestellen.

  • Beheer reiskosten voor ze gemaakt worden. Werknemers kunnen met deze tool een reisplan, inclusief kostenraming, maken. Dit moet voor aanvang van de reis goedgekeurd worden.
     
  • Uitgaven vastleggen met camera op smartphone of tablet: neem foto’s van de uitgavenbewijzen tijdens uw zakenreis zodat deze onmiddellijk beschikbaar zijn tijdens het maken van de onkostennota bij terugkeer.
     
  • Onkosten eenvoudiger indienen via integratie met company creditcards. Uitgaven met deze creditcards worden automatisch ingeladen in het reis- en onkostensysteem van Basware. 
     
  • Ontvang meldingen wanneer onkosten gedeclareerd kunnen worden. Werknemers krijgen een e-mailmelding wanneer hun aankopen in het systeem zijn opgenomen en toegevoegd kunnen worden aan een declaratie.
     
  • Bereken eenvoudig de reiskosten op basis van bestaande reisplannen. Met Basware Travel & Expense kan u automatisch declaraties met reisplannen matchen en declaraties binnen de ingestelde limieten goedkeuren.
     
  • Dag- en kilometervergoedingen worden correct vergoed. Ingebouwde regels berekenen de dag- en kilometervergoedingen op basis van de lokale wet- en regelgeving, collectieve arbeidsovereenkomsten en het bedrijfsbeleid. Fraude en speculaties worden geminimaliseerd.
     
  • Flexibele Kostenallocatie. U kan volledige onkostendeclaraties of afzonderlijke onkostenitems opsplitsen en de kosten aan verschillende kostenplaatsen, projecten of klanten toewijzen.
  • Klantengetuigenis: Atea

    Atea gebruikt Basware Travel & Expense Management als onderdeel van hun volledige Purchase-to-Pay oplossing.

    Ze waren zeer tevreden van de intuïtieve gebruikersinterface. “Al 2.500 van onze medewerkers gebruiken de oplossing. Ze is enorm eenvoudig en gebruiksvriendelijk.“

    Dankzij de oplossing zijn ze in staat om de onkosten sneller te rapporteren. “Het is schitterend: onze medewerkers zijn in staat om hun eigen onkosten te factureren.”

     

Eenvoudige selfservice voor medewerkers

De acceptatie door de gebruiker is cruciaal voor organisaties die hun reis- en onkostenprocessen willen beheren. Basware vergemakkelijkt het opmaken en uitbetalen van declaraties.

Lees verder

De acceptatie door de gebruiker is cruciaal voor organisaties die hun reis- en onkostenprocessen willen beheren. Basware vergemakkelijkt het opmaken en uitbetalen van declaraties.

Basware ondersteunt single sign-on (SSO), zodat werknemers eenvoudig toegang tot het systeem hebben. Eenmaal aangemeld, kan eenvoudig een reisplan, reisdeclaratie of onkostennota gemaakt worden. De interface is uiterst intuïtief, onkostenitems kunnen eenvoudig toegevoegd worden en kwitanties kunnen vastgelegd worden met een smartphone, camera of scanner.

See less

Integratie van corporate credit cards

De integratie van corporate creditcards vereenvoudigt het opmaken en uitbetalen van de reis- en onkostendeclaraties. 

Lees verder

De integratie van corporate creditcards vereenvoudigt het opmaken en uitbetalen van de reis- en onkostendeclaraties. 

Basware Travel & Expense Management kan geïntegreerd worden met de belangrijkste creditcards, zodat aankooptransacties automatisch opgenomen en toegewezen worden in het systeem. Werknemers krijgen een e-mailmelding wanneer aankopen met een bedrijfskaart in het systeem opgenomen zijn en verwerkt kunnen worden. Het gebruik van Travel accounts, een centrale rekening voor reisgerelateede uitgaven, wordt volledig ondersteund.

See less

Mobiel vastleggen van uitgaven

Maak het indienen van onkostennota’s gemakkelijker en neem foto’s van de uitgaven op het moment dat u deze maakt. Gebruik hiervoor de camera in uw smartphone of tablet en bewaar de foto’s.

Lees verder

Maak het indienen van onkostennota’s gemakkelijker en neem foto’s van de uitgaven op het moment dat u deze maakt. Gebruik hiervoor de camera in uw smartphone of tablet en bewaar de foto’s.

Uitgavenbewijzen gaan gemakkelijk verloren of onleesbaar tijdens een zakenreis. Vaak maken het aantal bewijzen die u tijdens een zakenreis verzamelt, het maken van uw reis- en onkostennota een lastige en inefficiënte taak. Met de vernieuwde functionaliteit voor Basware Travel & Expense Management, kunnen reizigers met hun smartphone of tablet een foto nemen van de uitgavennota van zodra deze uitgereikt werd. Ze kunnen de uitgaven specifiëren volgens categorie en detail informatie opgeven. De foto’s zijn gemakkelijk toegankelijk op het moment dat de onkostennota opgemaakt wordt. Het terugbetalen van reiskosten wordt hierdoor gemakkelijker en sneller.

 

See less

Kostenbeheersing door reisplanning

Beperk uw reiskosten door het planningsproces te beheren en enkel essentiële reizen goed te keuren.

Lees verder

Beperk uw reiskosten door het planningsproces te beheren en enkel essentiële reizen goed te keuren.

Proactiviteit is de sleutel tot een correcte beheersing van de reiskosten. Door een proces toe te passen, vergelijkbaar met andere aankopen, wordt niet alleen de reis goedgekeurd, maar begrijpen de managers welke kosten aan de reis verbonden zijn. Basware biedt de mogelijkheid om snel reisplannen te maken die alle essentiële informatie, zoals reisbestemming en vertrekdatum, bevat. De geschatte kosten kunnen toegevoegd worden aan het plan. Dit plan kan gebruikt voor een geautomatiseerde goedkeuring bij het opstellen van de reisdeclaratie.

Met de nieuwe functionaliteit voor Basware Travel & Expense Management, reisplannen kunnen geconsulteerd en goedgekeurd worden vanaf een smartphone of tablet. Door deze snelle goedkeuringen en boekingen kunnen bedrijven genieten van vroegboekkortingen. 

See less

Ingebouwde reisregels

Reisregels kunnen enorm complex zijn, maar met de Basware oplossing berekent u op eenvoudig en probleemloos de dag- en kilometervergoedingen. 

Lees verder

Reisregels kunnen enorm complex zijn, maar met de Basware oplossing berekent u op eenvoudig en probleemloos de dag- en kilometervergoedingen. 

De berekeningen voor dag- en kilometervergoedingen zijn vaak heel complex . De kans op fouten en mogelijk juridische consequenties voor uw bedrijf zijn reëel. Basware Travel & Expense Management neemt deze complexiteit weg en de onkostenberekening wordt geautomatiseerd op basis van de lokale wet- en regelgeving en het bedrijfsbeleid.

See less

Integratie met betaal- en facturatiesystemen

Dankzij de koppeling van het onkostendeclaratieproces aan de boekhouding, kan u de uitbetaling van declaraties vrij eenvoudig verwerken.

Lees verder

Dankzij de koppeling van het onkostendeclaratieproces aan de boekhouding, kan u de uitbetaling van declaraties vrij eenvoudig verwerken.

Een typische onkostendeclaratie bevat terugbetaalbare items, kosten die niet vergoed worden en items die factureerbaar en/of projectgerelateerd zijn. Basware Travel & Expense Management kan geïntegreerd worden met uw huidige systemen. Uw werknemers zijn in staat om declaraties te maken en kunnen eenvoudig aangeven hoe elk onkostenitem verwerkt moet worden. 

See less

Packages

Packages Title: 
Reis- en onkostenbeheer

Description: 

Een multinational leiden, is vaak complex, maar het beheer van uw reis- en onkosten, dat moet simpel zijn.

Reis- en onkostenbeheer

Onkosten beheren

Implementeer snelle, goedkope en efficiënte processen voor uitgavenbeheer, , met groter personeelstevredenheid als gevolg.

Informatie aanvragen
See features
Hide features
  • Reisplannen & -claims
  • Verwerking van onkostennota’s
  • Rapportage op onkostennota’s
  • Self-service voor werknemers
  • Matching & goedkeuring
  • Ontvangstbewijzen mobiel ingeven

InvoiceReady™

Ideaal voor groeiende bedrijven

Stap snel over op een papierloos AP-proces voor kleine en groeiende bedrijven via een prijsmodel per transactie.

Informatie aanvragen
See features
Hide features
  • Ontvang e-facturen via het grootste open netwerk ter wereld.
  • Werk direct 100% papierloos op de administratie door Scan & Capture uit handen te geven.
  • Krijg inzicht in en controle over facturen met automatische codering.
  • Automatiseer terugkerende facturen door deze automatisch te matchen met contracten.
  • Implementeer één workflow voor alle P2P-processen.
  • Krijg meer controle over de inkoop via het aanvraagproces en archivering.
  • Verwerk reisplannen, reiskosten en onkostendeclaraties elektronisch.
  • Maak verbinding met uw ERP-systeem via een standaardinterface.
  • Controleer alle bedrijfsdocumenten en keur deze goed op uw mobiele telefoon of tablet.

Gratis implementatie advies

Bezorg ons uw contactgegevens en wij regelen een gesprek om de exacte vereisten te bespreken - zonder verplichting.

Contact Us

Basware 100% paperless

Knowledge center title: 
Meer informatie over reis- en onkostenbeheer vindt u in het Kenniscentrum van Basware.