Virtual Printer

Basware e-Invoice Virtual Printer is de snelste en meest eenvoudige manier van elektronische facturatie. U blijft uw facturen afdrukken, met dit verschil dat u ze nu virtueel afdrukt, rechtstreeks naar Basware. Wij zorgen voor het verdere proces, van gegevensvalidatie en formaatconversie tot de controle of uw facturen voldoen aan de bestaande wet-en regelgeving en, indien nodig, het plaatsen van uw digitale handtekening. Uw klanten ontvangen de elektronische facturen via het Basware Open Network – het grootste open netwerk ter wereld voor e-facturatie.

Waarom Virtual Printer een goed idee is

Met Virtual Printer vermijdt u de zorgen en kosten die gepaard gaan met het afdrukken en per post verzenden van papieren facturen. Zodra de service is opgezet, hoeft u alleen nog maar het e-factuuradres van uw klant toe te voegen aan het veld ontvanger van de factuur en Basware als de printer te kiezen. Zodra wij de virtuele afdrukken ontvangen, zetten wij deze om naar e-facturen en versturen deze naar uw klanten.

Basware e-Invoice Virtual Printer is de ideale oplossing voor bedrijven die relatief weinig facturen (maximaal 500) per maand versturen. Er zijn geen wijzigingen aan uw facturatieproces of software nodig en de besparingen starten vanaf dag één.

Voordelen van Basware e-Invoice Virtual Printer

  • Voldoe aan de wensen van uw klanten en verstuur elektronische facturen
  • Eenvoudig te installeren – u installeert de Basware Message-software, stuurt enkele testfacturen, en wij zetten de dienst op
  • Eenvoudig te gebruiken – u blijft werken met uw vertrouwde facturatieproces en -software, en wij zorgen voor de rest
  • Start direct met het besparen van tijd en geld – elimineer papier-, print- en portkosten.

Belangrijkste kenmerken

  • Van afdrukken naar e-facturen – XML-gegevens en PDF-factuur
  • Geautomatiseerde verzending van uw e-facturen
  • Landspecifieke standaardfactuur
  • Ondersteuning van bijlagen (PDF of TIFF formaat)
  • Eenvoudig te installeren software
  • Digitale handtekeningen beschikbaar als extra service (zie 'Wat is een digitale handtekening' hieronder)
  • Volledig overzicht van de verstuurde facturen en hun actuele status via de Basware Transactions Monitor, onze web-based monitoring tool

Gedetailleerde informatie en instructies

Hoe het werkt

Met Basware e-Invoice Virtual Printer kunt u facturen met behulp van gelijk welk programma maken en deze afdrukken als e-facturen. De oplossing is gebaseerd op onze Basware Message-client, een softwareprogramma dat op uw pc of server wordt geïnstalleerd.

Na het maken van de factuur voegt u het e-factuuradres van uw klant toe in het veld factuurontvanger. Dit adres wordt gebruikt als unieke identificatie om ervoor te zorgen dat de factuur bij de juiste klant terechtkomt (zie 'Wat is een e-factuuradres?' hieronder). Zodra de factuur klaar is, kiest u Basware als de printer, Basware converteert vervolgens uw facturen naar e-facturen en bezorgen deze via ons Open Network bij uw klanten.

Wat is een e-factuuradres?

Dit is een uniek nummer toegewezen aan verzenders en ontvangers van e-facturen. Meestal bestaat het nummer uit het BTW-nummer, het DUNS-nummer of een andere bedrijfscode. Vooraleer u de service kan gebruiken, moet u eerst het e-factuuradres van uw klanten opvragen.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening garandeert de gegevensintegriteit van de factuur tijdens het verzendproces. Wanneer u facturen verstuurt vanuit een land waar een digitale handtekening vereist is bij een elektronische factuur, of als uw klant gevestigd is een land met deze verplichting, kan Basware uw e-facturen digitaal voor u ondertekenen.

Zodra uw klant de factuur heeft ontvangen, kunt u de digitaal ondertekende kopie via de Basware Transactions Monitor downloaden naar uw lokale archief. Met dit programma kunt u ook een overzicht van alle door u verzonden facturen bekijken en de status zien van de facturen die nog niet zijn ontvangen.

Eenvoudig in te stellen

 
  1. Na bestelling van de oplossing, ontvangt u van ons een e-mail met het installatiepakket en een afzender-ID. Hierna kan u de software op uw pc of server installeren. Wij bieden u ook ondersteuning bij het installeren en configureren van de oplossing.
  2. U dient 5 à 10 testfacturen die de verschillende factuurtypes van uw bedrijf weergeven klaar te houden.
  3. Zodra de software geïnstalleerd is, stuurt u ons uw testfacturen met behulp van de Virtual Printer.
  4. Wij nemen vervolgens contact met u op zodra uw testfacturen zijn verwerkt en de oplossing is opgezet.

Eenvoudig te gebruiken

 
  1. Vraag de e-factuuradressen van uw klanten.
  2. Voe het e-factuuradres van uw klant toe aan het veld factuurontvanger, (bijvoorbeeld: 1234567@bt.basware.com, waarbij 1234567 het e-factuuradres is).
  3. Kies Basware als de printer en druk op Afdrukken. Uw factuur is elektronisch verzonden! Wij zetten de facturen om naar e-facturen, inclusief het bestand met de factuurgegevens, de afbeelding van de factuur en de factuurbijlagen.

Verstuurt u relatief weinig facturen? Geniet onmiddellijk van de voordelen van elektronische facturatie zonder aanpassingen aan uw facturatiesoftware of processen met Virtual Printer.