Email

Waarom e-mail een goed idee is

Het is makkelijk en kostenefficiënt. Alles wat u nodig hebt is:

  • De mogelijkheid uw facturen om te zetten in PDF-documenten. Hiervoor zijn op internet de nodige gratis programma's vinden.
  • Een e-mailaccount

Voordelen van Basware e-Invoice Email

  • Voldoe aan alle eisen van de klant voor e-facturatie
  • Eenvoudig te installeren – u stuurt enkele testfacturen en wij zetten de dienst op
  • Eenvoudig te gebruiken – u maakt de factuur en verstuurt deze als bijlage via e-mail, wij doen de rest
  • Bespaar direct tijd en geld – door geen papier meer te gebruiken, bespaart u op papier-, print- en portkosten
  • Behoud zelf de volledige controle – wij verwerken uw facturen, maar u blijft de baas over uw facturatieproces

Belangrijkste kenmerken

  • Basisgegevens factuur (XML-bestand gemaakt door Basware)
  • Geleverd als een service – geen extra software of hardware vereist
  • Klantondersteuning – u krijgt alle hulp die u nodig hebt, vanaf de activatie
  • Wij garanderen dat uw e-facturen bij de geadresseerden worden afgeleverd
  • De originele PDF-factuur wordt meegeleverd met de e-factuur (op voorwaarde dat de geadresseerde bijlagen kan ontvangen)
  • Digitale handtekeningen beschikbaar als als extra service (zie 'Wat is een digitale handtekening' hieronder)
  • Volledig overzicht van de verstuurde facturen en hun actuele status via de Basware Transactions Monitor, onze web-based monitoring tool

Gedetaillerde informatie en instructies

Hoe het werkt?

Basware e-Invoice Email vereenvoudigt en versnelt het versturen van facturen. Als eerste stap maakt u met een van de gratis beschikbare programma's een PDF van uw factuur en bewaart u deze op uw computer.

Daarna hoeft u alleen nog maar uw e-mail te versturen. U kunt elk e-mailprogramma gebruiken dat u wilt, het enige dat u nodig hebt is het e-factuuradres van uw klant. Dit adres wordt gebruikt als unieke identificatie om ervoor te zorgen dat de factuur bij de juiste klant terechtkomt (zie 'Wat is een e-factuuradres?' hieronder).  

U kunt maximaal vijf personen aanstellen als afzenders binnen uw bedrijf. Het e-mailadres van de afzender fungeert als hun uniek ID voor de Basware e-Invoice Email-service.

U voegt het e-factuuradres van uw klant in het adresveld toe, en hangt de PDF-factuur aan de e-mail. Deze mail verstuurd u naar ons e-mailadres. Wij zetten de PDF dan om in een e-factuur en bezorgen deze bij uw klant. Elke e-mail kan slechts 1 factuur bevatten.

Wat is een e-factuuradres?

Dit is een uniek nummer toegewezen aan verzenders en ontvangers van e-facturen. Meestal bestaat het nummer uit het BTW-nummer, het DUNS-nummer of een andere bedrijfscode. Vooraleer u de service kan gebruiken, moet u eerst het e-factuuradres van uw klanten opvragen.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening garandeert de gegevensintegriteit van de factuur tijdens het verzendproces. Wanneer u facturen verstuurt vanuit een land waar een digitale handtekening vereist is bij een elektronische factuur, of als uw klant gevestigd is in een land met deze verplichting, kan Basware uw e-facturen digitaal voor u ondertekenen.

Zodra uw klant de factuur heeft ontvangen, kunt u de digitaal ondertekende kopie via de Basware Transactions Monitor downloaden naar uw archief. Met dit programma kunt u ook een overzicht van alle door u verzonden facturen bekijken en de status raadplegen van de facturen die nog niet zijn ontvangen.

Eenvoudig op te zetten

 
  1. Plaats uw bestelling met behulp van het aanvraagformulier, gelieve hierin ook aan te duiden welke e-mailadressen u zal gebruiken voor het versturen van facturen. Deze e-mailadressen worden geregistreerd als afzenders.
  2. Zodra uw aanvraag is bevestigd, vragen wij u ons 5 à 10 testfacturen te sturen die de verschillende factuurtypes van uw bedrijf weergeven.
  3. Wij nemen vervolgens contact met u op zodra uw testfacturen zijn verwerkt en de oplossing is opgezet.

Eenvoudig te gebruiken

 
  1. Vraag de e-factuuradressen van uw klanten.
  2. Voer het e-factuuradres van uw klant in het ontvangersveld in: (bijvoorbeeld: 1234567@bt.basware.com, waarbij 1234567 het e-factuuradres is). U kunt het onderwerpveld en het berichtgedeelte leeg laten, vermits deze niet worden afgeleverd bij de ontvanger.
  3. Voeg de PDF-factuur als bijlage toe aan de e-mail en druk op verzenden. Uw factuur is elektronisch verzonden!
  4. Indien er problemen zijn bij het afleveren van de factuur, brengen wij u op de hoogte.

 

Overstappen op elektronische facturatie is makkelijker dan u denkt. Alles wat u nodig hebt
is e-mail en de mogelijkheid PDF-documenten te maken. Zo eenvoudig is Basware e-Invoice Email

 

Right sidebar blocks: