E-invoice Basic

Met Basware e-Invoice Basic, verstuurt u uw factuurgegevens rechtstreeks vanuit uw facturatiesysteem, wij zorgen voor het maken en versturen van uw elektronische facturen. Uw klanten kunnen aangeven of ze de facturen rechtstreeks in hun facturatiesysteem willen ontvangen of als bijlage in een e-mail.

Waarom geïntegreerde elektronische facturatie een goed idee is

Dankzij geïntegreerde elektronische facturatie geniet u meteen van alle voordelen van 100% e-facturatie en dit vanaf dag één zonder wijzigingen aan uw facturatieproces of software aan te brengen.

Het is volledig geautomatiseerd, waardoor u tijdrovende processen kan elimineren en kosten en tijd bespaart met elke verzonden factuur. De oplossing biedt ook flexibiliteit naar uw klanten: zij kunnen de aflevermethode kiezen.

Voordelen van Basware e-Invoice Basic

  • Voldoe aan de wensen van uw klanten en verstuur elektronische facturen
  • Eenvoudig te installeren, de integratie vereist geen aanpassingen aan uw met uw facturatiesysteem alle facturen worden verzonden via een enkele verbinding; uw klanten ontvangen ze zoals ze dat zelf willen
  • Gebruiksvriendelijk - verstuur 100% van uw elektronische facturen via een enkele interface; de facturen worden verstuurd via het kanaal naar keuze van uw klanten.
  • Bespaar vanaf dag een tijd en geld – elimineer papier-, print- en portkosten.

Belangrijkste kenmerken

  • Volledig geautomatiseerd, eenvoudig te integreren oplossing
  • Veilige versleutelde gegevensoverdracht – HTTPS-communicatie en digitale handtekeningen
  • E-facturen worden als echte e-facturen afgeleverd in het facturatiesysteem van uw klant of via e-mail
  • Ondersteuning van lijnitemgegevens en bijlagen
  • Klantendienst bereikbaar via telefoon en e-mail
  • Volledig overzicht van de verstuurde facturen en hun actuele status via de Basware Transactions Monitor, onze web-based monitoring tool

Verdere informatie en instructies

Hoe het werkt

Met Basware e-Invoice Basic verstuurt u 100% e-facturen vanuit elk systeem dat de mogelijkheid biedt om factuurdocumenten op schijf op te slaan. Wij zetten uw facturen om naar het juiste formaat en versturen deze vervolgens naar uw klanten via de door hen aangegeven kanalen – rechtstreeks naar hun facturatiesysteem, een serviceprovider of e-mailadres

De eerste stap is de integratie met onze service. Dit kan op twee manieren: U kunt een softwareprogramma installeren die uw facturen rechtstreeks naar onze dienst verstuurt, of u kunt uw facturen versturen via een beveiligde FTP-verbinding. U hebt daarnaast nog het e-factuuradres van uw klant nodig. Dit adres wordt gebruikt als unieke identificatie om ervoor te zorgen dat de factuur bij de juiste klant terechtkomt (zie 'Wat is een e-factuuradres?' hieronder). U blijft werken met uw vertrouwde facturatiesysteem en -proces en wij doen de rest, zodat uw facturen in het juiste formaat en op tijd bij uw klanten worden bezorgd.

U kunt ook gebruik maken van onze online archivering en digitale handtekening zodat u voldoet aan alle wet- en regelgeving.

Wat is een e-factuuradres?

Dit is een uniek nummer toegewezen aan verzenders en ontvangers van e-facturen. Meestal bestaat het nummer uit het BTW-nummer, het DUNS-nummer of een andere bedrijfscode. Vooraleer u de service kan gebruiken, moet u eerst het e-factuuradres van uw klanten opvragen.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening garandeert de gegevensintegriteit van de factuur tijdens het verzendproces. Wanneer u facturen verstuurt vanuit een land waar een digitale handtekening vereist is bij een elektronische factuur, of als uw klant gevestigd is een land met deze verplichting, kan Basware uw e-facturen digitaal voor u ondertekenen.

Zodra uw klant de factuur heeft ontvangen, kunt u de digitaal ondertekende kopie via de Basware Transactions Monitor downloaden naar uw lokale archief. Met dit programma kunt u tevens een overzicht van alle door u verzonden facturen bekijken en de status zien van de facturen die nog niet zijn ontvangen.

De service aanvragen:

 
  1. Bestel de oplossing door op de knop op deze pagina te klikken of neem contact op met uw plaatselijke Basware kantoor
  2. Wij vragen u vervolgens informatie over uw factuurformaat en enkele voorbeeldfacturen. Het implementatieproces wordt gestart zodra het implementatieteam uw voorbeeldfacturen heeft gevalideerd.
  3. De afzendersinterface wordt tijdens de installatie in uw factuursysteem geïntegreerd en de factuurgegevens worden in kaart gebracht, zodat deze op de juiste wijze door de Basware Transactions-service worden verwerkt

E-facturen verzenden

 
  1. Neem contact op met uw klanten om hen te informeren dat u voortaan elektronische facturen zult sturen.
  2. Verzamel de e-factuuradressen van uw klanten – een factuuradres of een e-mailadres, afhankelijk van de manier waarop uw klanten de facturen willen ontvangen.
  3. Voer deze adressen in uw facturatiesysteem in.
  4. Geef de datum aan waarop u overschakelt op e-facturatie. Stuur vóór deze datum een aantal testfacturen zodat wij kunnen controleren of alles naar wens werkt.
  5. Start het versturen van elektronische facturen naar uw klanten via de geïntegreerde interface.
  6. Bekijk en volg de verstuurde facturen – en hun actuele status – via het programma Basware Transactions Monitor.

 

Schakel snel en eenvoudig over op 100%  elektronische facturatie door het versturen van e-facturen te integreren in uw facturatiesysteem – en geniet onmiddellijk van alle voordelen.